Svenska litteratursällskapets styrelse beslöt våren 2007 att inleda arbetet med en förvaltningshistorisk terminologisk handbok. Styrelsen tillsatte en redaktion (senare redaktionsråd) bestående av professor Max Engman (ordförande), regeringsrådet Lars Granlund, professor Kaisa Häkkinen, forskningschef Christer Kuvaja (senare sekreterare), arkivrådet Eljas Orrman (viceordförande) och docent Peter Slotte. Fil.dr Lena Huldén tillträdde i oktober 2007 som chefredaktör för verket. Engman, Orrman, Kuvaja och Huldén har bildat redaktionsrådets arbetsutskott.
Målsättningen för Förvaltningshistorisk ordbok är att ge en översikt av äldre förvaltningsterminologi och därmed göra denna tillgänglig för forskning. Utöver att bidra till analysen av språket är avsikten att hjälpa forskare att få ett grepp om forna tiders ibland nog så svårgenomträngliga förvaltning. Också på denna punkt är det redaktionens och redaktionsrådets förhoppning att verket ska kunna bidra till forskningen om språket och historien som sådana, men framför allt tjäna som ett hjälpmedel för att placera in termer, befattningshavare, myndigheter och processer på deras förvaltningshistoriska plats. Den målgrupp som verket riktar sig till omfattar såväl specialister som studenter och släktforskare. Den ursprungliga planen var att verket skulle utkomma i såväl tryckt som digital form, men senare kom man fram till att en digital form vore mest ändamålsenlig. Redaktionsrådet beslöt vidare att primärt gå in för en svensk ordbok. Med hjälp av de alfabetiska förteckningarna kan ordboken användas i båda riktningarna på svenska och finska. Förklaringar och definitioner ges på svenska, men med angivande av uppslagsordets finska motsvarigheter. Även andra språk såsom latin, tyska och ryska beaktas i den mån de varit relevanta, det vill säga varit levande förvaltningsterminologi i Finland.
Ordbokens nyckelbegrepp är förvaltning och historia. Förvaltning avser i detta sammanhang den offentliga förvaltningen, eller exaktare den verksamhet som var offentlig förvaltning före år 1950, det vill säga stat, kommun, kyrka, utbildningsanstalter (från skola till universitet) och militär. Sektorer som ursprungligen var privata (kommuner, privata skolor och järnvägar) ingår likaså. Tidsgränsen 1950 motiveras av samhällsutvecklingen och moderna hjälpmedel. Med denna tidsgräns inkluderas undantagsförvaltningen under krigen, men inte förvaltningens expansion under efterkrigstiden.
Avsikten är att verket täcker förvaltningen som struktur och maskineri, men inte innehållet. Sålunda ingår ämbetsverk och myndigheter (alla nivåer och sektorer), befattningshavare och befälsgrader (från verkchef till vaktmästare), handlingar och dokument (protokoll, missiv, reskript, manifest, brevkoncept), territoriell indelning, d.v.s. förvaltningsområden som term och typ, men inte specifika områden (hertigdöme, men inte hertig Johans förläning i Egentliga Finland). Däremot utelämnas till exempel: skattepersedlar, enskilda måttenheter och vikter samt politiska partier.
Konkret anges för lantmäteriförvaltningen eller lotsförvaltningen verkens och befattningshavarnas titlar, benämningar på förrättningar och de dokument de resulterar i, men inte benämningar på till exempel lantmätares instrument eller lotsfartyg.
Objektet för förvaltningen faller normalt utanför verkets ram. För militären ingår sålunda befattningar, men inte uniformer, beväpning och fartygstyper. Rättsvården och rättsförvaltningen behandlas, men inte olika typer av brott och straff.
FHO har eftersträvat en ordboksmässig framställning med korta och koncisa förklaringar av ordets innebörd och tillämpningsområde samt tillämpningstid, tillkomst och förändringar. För varje förvaltningshistorisk term anges normalt en kärnbetydelse och vid behov bibetydelser, synonymer och korta realia.
Följande avgränsningsprinciper har styrt arbetet:
– Arbetet omfattar perioden från medeltiden till 1950.Följande personer har bidragit med texter till Förvaltningshistorisk ordbok.
Översättning av termerna till finska: Markku Nikulin
Redaktion, SLS förlag: Johan Lindberg, Hanna Riska
Databas- och webbutveckling: Johan Kylander, Dennis Stolt